Topp 8 Microsoft Teams tips for å bruke det som en proff

Slack endret meldingsspillet siden debuten i august 2013. Den har erstattet e-post for intern kommunikasjon i mange team og organisasjoner. I mellomtiden, Microsoft Team overtok Slack med over 13 millioner brukere ved å pakke den sammen med Office 365-tjenesten.




I tillegg drar det fordel av Microsofts robuste økosystem bygget gjennom årene. Hvis kontoroppsettet eller organisasjonen din har Office 365-abonnementet, blir det enkelt å kommunisere og samarbeide over team.

La oss se på noen av de beste tipsene og triksene for Microsoft Team-brukere for å øke produktiviteten og bruke den som en proff.







1. Tastatursnarveier

Tastatursnarveier kan spare mye tid, spesielt når du bruker en app som Teams. Du vil sannsynligvis bruke det hele dagen til å kommunisere med kolleger. Det er bare to snarveier du trenger å huske som nybegynner for nå.

  1. / - fremover-skråstasten viser alle kommandoene du kan gi ved hjelp av forskjellige snarveier.
  2. / taster - en liste over alle snarveiene du kan bruke. Listen er ganske lang for her å dele. Finn og husk de som er nyttige for deg.

Som du ser på skjermdumpen, skriver du disse to snarveiene i søkefeltet øverst for å finne det du leter etter.





2. Gruppenavn

Chat er en primær funksjon i Microsoft Teams, men det kan være tøft å søke etter en bestemt samtale i en kanal. Du kan løse dette problemet ved å gi det chattevinduet eller gruppen et meningsfylt navn. Hvis du for eksempel diskuterer en ny guide for produkt A, kan du navngi chattevinduet Product A Bugs. Gjør det lettere å søke i fremtiden.

For å gjøre det, klikker du bare på blyantikonet øverst i chatvinduet for å redigere det og deretter gi det et navn. Fungerer bare for gruppechatter og ikke private.

Også på Guiding Tech
Hvordan lage og administrere regler i Outlook 365 Webmail
Les mer




3. Videresend e-post

Hos GT bruker vi knapt e-post og stoler stort sett på Slack for å kommunisere med hverandre. Det fungerer for oss, men betyr ikke at du kan fjerne e-postmeldinger fullstendig. E-postmeldinger er kommet for å bli. Microsoft vet det, og det er derfor det tillater brukere å videresende e-post med vedlegg til Team-kanaler fra alle hviteliste e-domener.

Ikke bare det, hvis du klikker på Avanserte innstillinger i neste skjermbilde, kan du kontrollere hvem som kan sende e-post, og det også fra bestemte domener, for å redusere uønskede e-poster.





4. Lag GIF-er

Det er morsomt å dele GIF-er, men skape dem er enda mer det. Jeg er glad for at team lar medlemmene lage sine egne GIF-er, slik at de kan være kreative og redusere stress for å balansere de alvorlige diskusjonene.

Team integrerer Giphy, et populært GIF-reisemål, for å dele kunstverket ditt med andre teammedlemmer.





5. Bots

Å automatisere de repeterende oppgavene sparer tid og roboter kan være nyttige. Teams har en rekke roboter som du kan bruke til din fordel. Who bot er nyttig for å finne teammedlemmer i hele organisasjonen basert på deres roller og ansvar. Hvem er for eksempel hovedproduktet X-markedsfører?

Boter opptrer akkurat som teammedlemmer, noe som betyr at du kan chatte med dem, stille dem spørsmål og de vil svare.

Andre roboter inkluderer Kalender-bot for å finne et åpent spor i så vel som teammedlemmers kalendere og planleggingsavtaler, Polly for å lage avstemninger og samle tilbakemeldinger, og YellowAnt for å få kontakt med over 40 apper for å lage intelligente arbeidsflyter. Slik kan du gjøre lag dine egne roboter.

Også på Guiding Tech
Slik konfigurerer du Microsoft Office 365 e-post og kalender på Android
Les mer




6. Faner

Teams har en unik funksjon som heter Tabs. Du kan vie hver fane til en enkelt ressurs som kan være en video, et nettsted eller en app. Det kommer an på hva du vil oppnå med det. Jeg tror det er best egnet for apper du vil bruke mens du jobber med team.

Faner gjør det veldig enkelt å administrere arbeidsflyten og forhindre at viktige deler av prosessen overlapper hverandre. For eksempel kan du lage en fane for Trello slik at alle i teamet kan få tilgang til den praktisk. Bare klikk på & lsquo; + & rsquo; for å velge en app. Merk at det allerede er en fane for deling av filer.





7. Bokmerke

Et lite, men ofte forsømt trekk ved Teams, er bokmerke-alternativet. Hvis du mottar en viktig melding, men ønsker å komme tilbake til den senere, kan du ganske enkelt bokmerke den og ha en tendens til den senere.

Klikk på menyikonet ved siden av meldingen for å gjøre det.





8. Oppslukende leser

Delte noen et dokument med deg? I stedet for å lese det i sin helhet, kan du bruke alternativet Immersive Reader til å gjøre to ting. Fjern alle distraksjoner slik at bare teksten er synlig. Gjør det enkelt å fokusere på dokumentet eller meldingen.

Du kan også høre på dokumentet med ord uthevet i sanntid. En annen kul funksjon er oversettelse. Du kan velge en melding og oversette den til over 60 språk ved å bruke Microsoft Translator.





Lagarbeid hele veien

Microsoft Teams er et fantastisk samarbeidsverktøy, og ingen brainer hvis du allerede jobber med andre Microsoft-produkter som Office 365. Håper noen av tipsene vi delte ovenfor vil hjelpe deg med å bli mer produktive.

Neste: Er Outlook-innboksen din ute av kontroll? Klikk på lenken nedenfor for å lære hvordan du bruker regler for å administrere Outlook 365.